Política de Privacidade

1. Introdução

A Manda4 Tecnologia Ltda. ("Manda4", "nós" ou "nosso") está comprometida em proteger sua privacidade e seus dados pessoais. Esta Política de Privacidade explica como coletamos, usamos, armazenamos e protegemos informações quando você usa o MandaMail.

Esta política aplica-se a todos os usuários do MandaMail e observa a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) do Brasil e o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia. Os termos comerciais e de licenciamento estão no EULA do MandaMail.

2. Informações que coletamos

2.1 Dados de conta

• Nome e informações de contato de quem administra o aplicativo
• Endereço de e-mail e telefone de contato
• Identificador do portal Bitrix24 em que o aplicativo está instalado
• Dados necessários ao faturamento da contratação

2.2 Dados de configuração

• Endereço da caixa de e-mail conectada e parâmetros do servidor IMAP
• Credenciais de acesso à caixa, armazenadas de forma protegida
• Funil, estágio e responsável escolhidos para os negócios criados
• Mapeamento de campos e regras de filtro definidas por você
• Modo de monitoramento escolhido: tempo real (IMAP IDLE) ou intervalo

2.3 Dados de uso

• Registros de acesso e de atividade no painel de configuração
• Endereços IP e informações do dispositivo
• Logs de processamento das mensagens, com resultado de sucesso ou falha
• Métricas de volume e de desempenho da integração

2.4 Conteúdo das mensagens processadas

• Nome e endereço de e-mail do remetente e demais destinatários visíveis
• Assunto e corpo completo da mensagem
• Imagens inline e anexos da mensagem
• Data, hora e identificadores técnicos da mensagem usados na deduplicação

2.5 Dados acessados no Bitrix24

• Contatos existentes, para localizar o remetente antes de criar um novo
• Estrutura de funis, estágios, campos e usuários responsáveis
• Negócios e atividades criados pelo próprio aplicativo

O acesso é feito por autenticação oficial do Bitrix24 e limitado às permissões concedidas na instalação do aplicativo.

3. Escopo do tratamento

O tratamento realizado pelo Software se limita às seguintes operações:

• Leitura: conexão IMAP à caixa autorizada por você e leitura das mensagens recebidas
• Extração: remetente, assunto, corpo, imagens inline e anexos
• Gravação: criação de negócio no funil escolhido, criação ou vínculo de contato e registro de atividade na timeline com o conteúdo da mensagem
• Deduplicação: comparação de identificadores da mensagem para não criar registro duplicado
• Registro de processamento: log do resultado, para permitir o reprocessamento de mensagens com falha

O Software não envia e-mails em nome da caixa conectada, não apaga mensagens do servidor de e-mail e não usa o conteúdo das mensagens para finalidade diferente da integração que você configurou.

4. Conteúdo de e-mail como dado pessoal de terceiros

4.1 Você é o controlador, a Manda4 é a operadora

Em relação aos dados pessoais contidos nas mensagens recebidas, você atua como controlador e a Manda4 como operadora. Processamos essas mensagens exclusivamente conforme a configuração que você define no aplicativo: a caixa que você conecta, os filtros que você cria, o funil de destino e o mapeamento de campos.

4.2 Base legal e comunicação com o titular

Definir a base legal para tratar o conteúdo dos e-mails recebidos e informar os titulares sobre esse tratamento é responsabilidade sua, como controlador. Isso inclui esclarecer, na sua própria política de privacidade ou nos seus canais de atendimento, que mensagens enviadas para as caixas institucionais da empresa são registradas no CRM.

4.3 Dados sensíveis enviados espontaneamente

Um remetente pode incluir na mensagem informações que você não solicitou, inclusive dados sensíveis, em texto ou em anexo. O Software não classifica o conteúdo da mensagem: ele registra o que foi recebido. Avaliar esse risco, orientar a equipe e usar os filtros disponíveis é responsabilidade sua.

5. Como usamos as informações

5.1 Prestação do serviço

• Monitorar a caixa de e-mail conectada e processar as mensagens recebidas
• Criar negócios, contatos e atividades no seu portal Bitrix24
• Evitar registros duplicados e permitir o reprocessamento de falhas
• Gerenciar sua conta e a contratação

5.2 Melhoria do serviço

• Analisar uso e desempenho para corrigir falhas de processamento
• Investigar incidentes relatados por você
• Desenvolver novos recursos da integração

5.3 Comunicação e suporte

• Enviar notificações importantes sobre o serviço
• Prestar suporte técnico
• Informar sobre atualizações e novos recursos

5.4 Conformidade legal

• Cumprir obrigações legais e regulatórias
• Responder a solicitações de autoridades competentes
• Proteger direitos e propriedade da Manda4

Não usamos o conteúdo das mensagens processadas para publicidade, para enriquecimento de base de dados nem para qualquer finalidade comercial própria.

6. Credenciais e acesso à caixa de e-mail

Sobre as credenciais:

• São fornecidas por você e usadas somente para conectar a caixa indicada
• São armazenadas de forma protegida e com acesso restrito
• Não são compartilhadas com terceiros nem usadas para enviar mensagens

Recomendamos usar senha de aplicativo, quando o provedor oferecer, ou uma conta dedicada à integração, em vez da senha pessoal de um usuário. Você pode encerrar o acesso quando quiser, removendo a conexão no aplicativo, trocando a senha ou revogando a senha de aplicativo no provedor de e-mail.

7. Onde os dados ficam

7.1 Processamento pela Manda4

O processamento das mensagens roda em servidores da Manda4, que fazem a leitura da caixa e a gravação no seu CRM. Você não precisa manter servidor próprio para a integração.

7.2 Retenção dos dados de processamento

Os dados de processamento, como os logs de mensagens e o resultado de cada tentativa, são mantidos de forma limitada, pelo tempo necessário à operação da integração, ao reprocessamento de falhas, ao suporte técnico e ao cumprimento de obrigação legal. As condições específicas de retenção aplicáveis à sua conta são as previstas na sua contratação e podem ser solicitadas a qualquer momento em [email protected].

7.3 Após o encerramento

Encerrada a contratação, o Software deixa de monitorar as caixas conectadas. Os registros já criados permanecem no seu portal Bitrix24, porque pertencem a você. A exclusão desses registros é feita por você, no próprio Bitrix24.

8. Filtros e mensagens que não geram registro

Você pode configurar filtros para que determinadas mensagens sejam ignoradas, como newsletters, remetentes do tipo noreply e spam. Mensagem filtrada não gera negócio, contato nem atividade no CRM.

A configuração dos filtros é sua e é um recurso relevante de minimização de dados: quanto mais preciso o filtro, menos conteúdo desnecessário chega ao seu CRM.

9. Compartilhamento de dados

9.1 Não vendemos seus dados

A Manda4 nunca vende, aluga ou comercializa dados pessoais para terceiros.

9.2 Compartilhamento autorizado

Compartilhamos dados apenas nas seguintes situações:

• Bitrix24: na medida necessária para gravar o negócio, o contato e a atividade no seu portal
• Provedor de e-mail que você conectar: na medida necessária para estabelecer a conexão IMAP autenticada
• Provedores de infraestrutura: serviços que sustentam a operação do Software, sob contrato de confidencialidade
• Obrigação legal: quando exigido por lei ou por ordem judicial

10. Segurança

Nenhuma medida de segurança elimina totalmente o risco. Se identificarmos incidente de segurança que possa acarretar risco relevante aos titulares, comunicaremos você para que, como controlador, você avalie as notificações exigidas pela legislação aplicável.

11. Direitos do titular dos dados

11.1 Direitos previstos na LGPD e no GDPR

• Confirmação e acesso: saber se há tratamento e quais dados existem
• Correção: corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados
• Anonimização, bloqueio ou eliminação: de dados desnecessários ou tratados em desconformidade
• Portabilidade: receber os dados em formato estruturado
• Informação sobre compartilhamento: com quem os dados foram compartilhados
• Oposição e revogação: opor-se ao tratamento e retirar consentimento, quando aplicável

11.2 Como exercer esses direitos

Se você é titular que enviou e-mail para uma caixa monitorada, dirija o pedido à empresa destinatária da mensagem, que é a controladora e tem acesso aos registros no CRM dela. A Manda4, como operadora, apoia essa empresa no atendimento do pedido.

Se você é cliente da Manda4 e precisa tratar de dados da sua conta ou de um pedido recebido de um titular, escreva para [email protected].

12. Transferências internacionais

Provedores de infraestrutura, o provedor de e-mail que você conectar e o próprio Bitrix24 podem operar fora do Brasil. Quando há transferência internacional, adotamos salvaguardas como:

• Cláusulas contratuais padrão
• Verificação do nível de proteção do país de destino
• Outras garantias legalmente reconhecidas

13. Cookies e tecnologias similares

O painel de configuração do MandaMail usa cookies e tecnologias similares para:

• Manter você autenticado
• Lembrar preferências de configuração
• Analisar o uso do painel
• Reforçar a segurança

Você pode controlar cookies nas configurações do seu navegador.

14. Menores de idade

O MandaMail é destinado a uso empresarial e não a menores de 18 anos. Não coletamos intencionalmente dados pessoais de menores. Se identificarmos coleta desse tipo, tomaremos medidas para excluir as informações.

15. Alterações nesta política

Podemos atualizar esta Política de Privacidade periodicamente. Notificaremos você sobre alterações significativas por e-mail ou dentro do aplicativo. Recomendamos revisar esta política com regularidade.

16. Contato

Para questões sobre esta Política de Privacidade ou sobre dados pessoais tratados pelo MandaMail: